Procédure de soumission

Procédure de soumission pour l'AGA

Vous trouverez dans cette section toutes les informations nécessaires pour soumettre votre demande d'acceuil d'une AGA. N'hésitez pas à communiquer avec Patinage de vitesse Canada si vous avez des questions.

Objectif

L’objectif du processus de soumission est d’accorder l’AGA à l’association-membre ou aux associations-membres qui soumettront la meilleure soumission possible, soit celle qui représentera le plus grand impact sur le sport du patinage de vitesse.

Règlements

  • Les associations-membres peuvent collaborer afin d’organiser l’AGA.
  • Les associations-membres peuvent solliciter le soutien des autres associations-membres.
  • Une association-membre (ou associations-membres) fructueuse ne peut pas être impliquée dans la prochaine soumission.
  • Les villes de Calgary et Montréal sont exclues du processus de soumission.
  • Si aucune soumission n’est présentée, l’AGA se tiendra à Ottawa.
  • Les soumissions reçues après la date d’échéance seront retournées à l’association-membre et ne seront pas considérées dans le cadre du processus d’évaluation.

  • Les renseignements doivent être aussi détaillés que possible et le tout doit s’appuyer sur une documentation écrite.

  • Les documents de soumission doivent contenir assez d’information afin de permettre au Bureau de préparer un budget détaillé.

Processus

Lors de l’AGA de Calgary, une trousse de soumission sera remise à chaque association-membre. On y trouvera les exigences minimales pour les installations, l’échéance, le nombre approximatif
de délégués et membres du personnel, les détails logistiques, la documentation requise et les critères d’évaluation.

Les membres du Conseil d’administration évalueront les soumissions lors de leur réunion d’hiver. Si cela était requis, des clarifications additionnelles seront demandées des différents candidats.
Le Conseil d’administration prendra une décision finale avant la réunion du printemps et avisera immédiatement le candidat fructueux. La décision sera officiellement annoncée lors de l’AGA de l’année qui précède l’événement.

Formulaire d'application

Si vous voulez acceuillir une AGA, veuillez remplir le formulaire d'application et l'envoyer à :

Ian Moss

imoss@speedskating.ca

Fax: 613-260-3660

La date d’échéance pour la soumission d’une soumission est le 1er janvier suivant l’AGA ou 17 mois à l’avance.