Lignes directrices pour les clubs

Une association doit fonctionner en vertu de lignes directrices qui sont établies par les membres. Ces lignes directrices sont souvent connues sous les termes de constitution et règlements ou mandat.

Si l’association reçoit une aide financière, participe à un certain nombre d’épreuves de compétition, ou contrôle une somme d’argent importante, elle devrait fonctionner en vertu d’une constitution et de règlements et s’incorporer en vertu de la Loi sur les sociétés. Lorsque vous vous enregistrez en vertu de la Loi sur les sociétés, vous protégez votre Conseil d’administration en limitant leur responsabilité.Il est important d’avoir un mandat ou une constitution et des règlements par écrit. Cette démarche permettra d’officialiser l’association et sa façon d’opérer.

Exemples de buts et d'objectifs

Dans la mise en oeuvre d’un club, il est important de créer et d’énumérer les buts et objectifs. Les buts sont des énoncés généraux décrivant ce que vous avez l’intention de faire. Les objectifs sont plus spécifiques et décrivent habituellement ce qui doit être fait, comment mesurer l’achèvement et la date de terminaison. Les objectifs offrent les directions spécifiques pour faire des buts une réalité.

But 1 - Augmenter la base de membres dans la communauté

OBJECTIFS

1.1 Inscrire toute personne intéressée à devenir membre.
1.2 Informer la communauté quant au programme et ses occasions.

But 2 - Encourager et appuyer les compétitions communautaires

OBJECTIFS

2.1 Obtenir et prévoir du temps pour les installations .
2.2 Planifier à l’avance au niveau des programmes, installations et activités.

But 3 - Aider au niveau du développement et de la mise en oeuvre de programmes, services et ressources

OBJECTIFS

3.1 Organiser des cliniques de développement pour les entraîneurs, joueurs et officiels.
3.2 S’inscrire auprès de votre association provinciale/territoriale.
3.3 Développer le leadership en mettant en place des ateliers de formation, tenant des réunions régulières, et menant les affaires de l’association.
3.4 Préparer un budget qui recommande combien d’argent sera dépensé, s’assurant que l’argent est dépensé conformément et offrir des renseignements financiers aux membres.

Procédures de l'Association

Une fois que l’exécutif est en place et que la structure de prise de décision de l’association a été adoptée, l’association devra adopter et reconnaître certaines procédures fondamentales qui devront être respectées.

  1. Le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire sont élus au niveau des membres; ces postes (habituellement appelés postes exécutifs) sont généralement détenus pour des mandats d’un an ou de deux ans. D’autres membres du Conseil d’administration peuvent aussi être élus lors de toute assemblée générale annuelle (AGA).
  2. Identifier le nombre minimum de membres requis pour tenir une réunion du Conseil d’administration. Il s’agit alors d’un quorum et habituellement il est question d’un nombre minimum comprenant la moitié de l’exécutif.
  3. Un ordre du jour doit être préparé et envoyé à tous les membres du Conseil d’administration avant la réunion.
  4. Un calendrier pour les réunions régulières doit être établi. De manière générale, les réunions se tiennent une fois par mois selon des intervalles réguliers.
  5. Les procès-verbaux de chaque réunion doivent être gardés ensemble dans un dossier et doivent être disponibles au public.
  6. Toutes les réunions doivent être annoncées et le public doit être encouragé à assister.

Ordre du jour, prise de décision et réunions

Préparatifs pour une réunion efficace

Voici des responsabilités clés pour tout membre dans le cadre d’une réunion efficace :

  1. But – Connaître le but de la réunion afin de pouvoir bien contribuer.
  2. Préparation – Revoir l’ordre du jour, les renseignements disponibles et être familier avec les questions qui seront débattues.
  3. Processus – Suivre la direction du président, suivre l’ordre du jour et demeurer axé sur le sujet.
  4. Après la réunion – S’assurer que les questions d’action fassent l’objet d’un suivi et que le travail est réalisé selon les modalités convenues.

Prise de décision

Lorsque les membres du groupe sont prêts à prendre une décision sur une question particulière, on tient alors un vote. Le vote peut se prendre par une levée de mains ou en suivant la procédure appropriée.

Commandement du président
Description du commandement
"Proposition"Idée ou décision énoncée par un membre
"Personne qui appuie la proposition"Un membre qui appuie le membre présentant la proposition
"Autre discussion"Commentaires favorables ou défavorables quant à la proposition.
"Prêt pour la question"Tous les membres se préparent à voter
VoteVoter oui, non ou abstention (non vote).
Résultats du votePrès le décompte des mains, la décision est annoncée; proposition approuvée ou défaite.
Question suivante à l’ordre du jourProchain sujet.