Organisation et structure

Une fois que le club a fait l’objet d’une promotion et que les membres intéressés sont identifiés, une réunion d’organisation devrait être convoquée. La réunion vise principalement la nomination d’un exécutif intérimaire et la détermination de la structure de l’association. L’établissement d’un exécutif intérimaire assurera le progrès. Une fois que le club est opérationnel, un exécutif peut être élu au sein des membres.

Si le club choisit de s’incorporer en tant que société en vertu de la Loi sur les sociétés, il est alors tenu d’élaborer une constitution et des règlements pour le club et de respecter toutes les autres exigences de la Loi. Un plus petit groupe organisateur pourrait plutôt choisir de simplement élaborer un mandat.

De manière générale, le responsable des loisirs ou toute autre personne assumant le rôle de leadership pourrait agir en tant que président de la première rencontre d’organisation. La personne clé serait aussi
responsable de préparer l’ordre du jour initial, et devrait inclure toute information touchant le club, ses objectifs, l’exécutif intérimaire et les rôles et responsabilités des postes au sein de l’exécutif. La structure initiale de l’exécutif prend souvent la forme suivante :

Président

  • Agir en tant que président de toutes les réunions du club
  • S’assurer que toutes les directives et toutes les résolutions de l’exécutif soient suivis
  • Gérer les administrateurs du club
  • Être a fréquemment la délégation de signature dans le club
  • Contacter/faire le lien avec les OSP/T

Vice-Président

  • Exécuter les fonctions et exercer les pouvoirs du président en son absence
  • Exécuter diverses fonctions confiées par le président

Trésorier

  • Détenir la responsabilité de tous les fonds
  • Tenir un grand livre simple de tous les revenus et de toutes les dépenses du club
  • S’assurer que les finances soient en règle
  • Co-signer tous les chèques du club
  • Aider à la preparation du budget annuel

Secrétaire

  • Lire toute la correspondance requise et préparer les réponses appropriées
  • Aviser tous les membres des réunions
  • Prendre note des procès-verbaux et des procédures du club
  • Tenir un dossier de toute la correspondance, des procès-verbaux et des rapports du club (habituellement pour une période de cinq ans)

Le responsable des loisirs est disponible en tant que personne-ressource tandis que le comité des loisirs local peut servir de groupe consultatif.