Comités des clubs

Souvent l’association formera des comités à partir des membres bénévoles afin d’aborder des secteurs spécifiques reliés aux opérations de l’association. Un comité permet aux membres de se concentrer sur une tâche spécifique. Les comités peuvent être créés pour une période prédéterminée ou peuvent être continus chaque année avec de nouveaux membres.
Les comités sont souvent responsables de ce qui suit :

• Levée de fonds
• Commandite
• Entraîneurs
• Compétitions
• Inscription
• Officiels
• Prix

Comité de levée de fonds

Chaque association aura besoin de levées de fonds, et étant donné le temps requis pour cette tâche, le tout est habituellement exécuté par l’entremise d’un comité. Le comité devrait comprendre le trésorier et un
certain nombre d’autres membres. Parmi les considérations dont on doit tenir compte au niveau de la levée de fonds, notons ce qui suit :

• Le comité doit s’impliquer dans des activités qui soient constants avec l’image et les objectifs souhaités de l’association et recueillera les fonds requis. Vous pouvez continuer à utiliser les méthodes traditionnelles ou faire l’essai de quelque chose d’original ou quelque chose de fiable avec une nouvelle tournure.
• Le comité devrait utiliser les personnes-ressources dans votre communauté et dans votre région, soit des membres de conseil d’administration avec expérience, des administrateurs financiers et des responsables des loisirs.

Comité de commandites

Fréquemment, le comité de levée de fonds assumera cette responsabilité, mais peu importe la décision de l’association, voici quelques conseils utiles dont il faut se rappeler :

• Les efforts devraient être axés vers des sources qui ont des liens logiques avec le sport;
• Présenter les demandes à un moment où les compagnies font l’examen de leurs budgets ou au début de leur exercice financier;
• Éviter la compétition avec vos commanditaires d’organismes de sport provinciaux/territoriaux et nationaux encourager la commandite non seulement d’argent, mais aussi de dons en espèces, par exemple : billets d’avion, tarifs réduits dans les hôtels, équipement et uniformes;
• Contacter votre OSP/T local pour obtenir des renseignements touchant le financement disponible.

Comité d’inscription

Le comité est composé de membres qui offrent leurs services bénévoles pour une courte période de temps afin d’assumer la responsabilité de cette tâche. Les frais d’inscription sont déterminés par les membres et la cueillette de ces frais se fait conformément aux désirs de l’association. Parmi les méthodes communes, nous retrouvons :

• Faire de la publicité pour une inscription de masse à des dates, endroits et heures prédéterminés. S’assurer de fournir un avis adéquat aux patineurs et aux parents afin de leur donner le temps de trouver l’argent pour acquitter les honoraires ;
• Demander à chaque entraîneur d’être responsable d’inscrire les patineurs et de recueillir les honoraires. Fréquemment, les groupes locaux s’affilieront eux-mêmes avec l’organisation de sport provinciale/territoriale et engloberont les honoraires locaux et provinciaux/territoriaux dans des frais d’inscription uniques.

Comité des officiels et de discipline

Il est très important qu’une association ait un comité qui traite des officiels et de la discipline. Le rôle d’officiel est souvent une tâche ingrate et il est important que les officiels soient appuyés alors que l’on traitera de la discipline. Le comité devrait avoir un jeu de procédures claires pour traiter les problèmes de discipline qui peuvent survenir. Le comité s’implique aussi souvent dans la formation des officiels par l’entremise des organisations de sport provinciales/territoriales.

Le comité des officiels et de discipline englobe souvent ce qui suit :

• Un président de la discipline qui possède de bonnes habiletés organisationnelles et qui connaît les règlements du sport. Habituellement, cette personne fait l’objet d’une nomination.
• Un membre de l’exécutif devrait siéger au sein du comité de discipline et il en va de même pour le responsable des officiels.
• Il arrive souvent que le président ne fasse pas partie de ce comité, de sorte que cette personne puisse demeurer disponible afin de traiter tout appel possible quant aux décisions prises par le comité.

Nominations

Une association se doit de recruter de nouveaux membres au sein de son Conseil d’administration et de s’assurer que les postes vacants soient comblés. Un comité des nominations est habituellement créé lors de l’AGA et a la responsabilité d’obtenir les signatures des personnes intéressées à se présenter pour un poste lors de la prochaine AGA. Les membres du comité de nomination devraient fournir le tableau organisationnel de l’association et la description de poste à toute nouvelle personne intéressée. Nous recommandons d’échelonner les postes au sein du Conseil d’administration de sorte que les postes ne viennent pas tous en ré-élection au même moment.

Compétitions

Le comité responsable de l’organisation des compétitions compte habituellement un président et un certain nombre de membres à qui l’on confie des tâches spécifiques telles que ::

• Prix
• Directeur des compétitions/officiels
• Banquets
• Officiels
• Concessions
• Cérémonies pré/post-événement
• Finances
• Annonceurs
• Commandites
• Programmes
• Sélection/Inscription
• Installations et équipement